企業の成長を支える人材育成。その要となる研修運営において、こんなお悩みはありませんか？
・研修の申込受付や参加者リストの作成に手間がかかり、本来の業務を圧迫している
・リマインドメールの送信漏れや、研修後のフォローアップが遅れがちで、参加者の満足度を下げていないか心配
・修了証の発行や送付といった手作業が多く、ヒューマンエラーのリスクを常に抱えている
もし、これらの課題に直面しているなら、その解決策はノーコードツール「n8n」による研修参加管理の自動化にあります。本記事では、n8nを活用して、研修の申込受付からリマインド、さらには修了証の発行・送付までの一連のプロセスを完全に自動化するワークフローの仕組みと、その導入によって得られる多大なメリットを詳しく解説します。
この記事では、「n8nとは？」「ワークフローの導入効果」なども説明しています。ワークフローの作成方法のみを確認したい方はこちらからご覧ください。
【有料級】成果が出るn8n活用レシピ
n8nは、広告運用レポートの作成・インサイドセールスの顧客対応メールの自動化・営業先リストの作成といった業務を自動化できる、画期的な業務改善ツールです。
とはいえ、「n8nって難しそう」「作成するのに時間かかる..」とお悩みの方も多いのではないでしょうか？
本資料では、初心者でも分かるn8nの使い方・実際に成果を出した自動化ワークフローの実例を紹介。以下のフォームから無料で今すぐダウンロードできます。
n8nとは？
n8nは、さまざまなアプリケーションやサービスを連携させ、タスクを自動化するためのオープンソースのノーコード（またはローコード）ワークフロー自動化ツールです。
プログラミングの知識がなくても、視覚的なインターフェースを使って複雑な自動化ワークフローを直感的に構築できるのが最大の特徴です。
研修参加管理の自動化にn8nが最適な理由
ここでは、なぜ人事・研修担当者の煩雑な業務の自動化にn8nが最適なのか、その理由を解説します。
研修管理業務は、申込受付、名簿作成、リマインド、当日の出欠確認、研修後のフォローアップなど、多岐にわたります。ChatGPTのような生成AI単体では、文章作成やアイデア出しはできても、Googleスプレッドシートへのデータ転記や、特定のタイミングでのメール送信といった一連の業務フローを完結させることは困難です。
n8nは、API連携により複数のプラットフォームを横断できたり、コード実行ノードにより複雑なロジックを組めるため、既存のツールを活かしながら、分断された業務プロセスを一つに繋ぎ、シームレスな自動化を実現できるのです。
研修参加管理の自動化が最適な理由
1. 一連のプロセスをワンストップで自動化
申込フォームの送信をトリガーに、参加者リストへの自動登録、確認メールの送信、研修直前のリマインド、さらには研修後の修了証発行まで。これまで手作業で行っていた一連の業務を、一つのワークフローで完全に自動化し、担当者の負担を劇的に削減します。
2. 既存のツールと柔軟に連携可能
多くの企業で利用されているGoogleフォーム、Googleスプレッドシート、Gmailといったツールと簡単に連携できます。新たな高額ツールを導入する必要なく、使い慣れた環境のまま自動化の恩恵を受けることが可能です。
3. デザインツールとの連携による付加価値向上
本ワークフローではCanva APIと連携し、デザイン性の高い修了証を自動で生成・送付します。これにより、単純作業をなくすだけでなく、参加者の満足度向上という付加価値を生み出すことができます。このように、n8nは人事部門のクリエイティブな業務も支援します。
n8nで作る研修参加管理自動化フローの全体像
本記事でご紹介する「研修参加管理自動化ワークフロー」の全体像と、その中で使用されている主要なツールについて解説します。
フロー内で使用している主なツール
- Googleフォーム: 研修の申込受付フォームとして使用します。参加者の情報はここからn8nに送られます。
- Googleスプレッドシート: 申込者情報を一元管理するデータベースとして機能します。リマインドの送信状況や出席状況なども記録されます。
- Gmail: 申込確認メール、リマインドメール、修了証送付メールなど、参加者とのコミュニケーションを自動化します。
- Canva: API連携を通じて、研修参加者一人ひとりにパーソナライズされた修了証を自動でデザイン・生成します。
フローの全体的な流れ
Step 1: 申込受付と管理台帳への自動登録
参加者がGoogleフォームから研修に申し込むと、その情報がn8nに自動で送信されます。
n8nは受け取った情報を整形し、Googleスプレッドシートの参加者リストに即座に追加します。同時に、申込者本人へ「申込確認メール」を自動で送信し、申し込みが正常に完了したことを伝えます。
Step 2: 研修日が近づいたらリマインドメールを自動送信
n8nは毎日決まった時刻（例：午前9時）にGoogleスプレッドシートをチェックします。
研修開催日の3日前になった参加者を自動で抽出し、研修の詳細や持ち物などを記載した「リマインドメール」を送信。これにより、参加者の参加率向上と、直前の問い合わせ削減に繋がります。
Step 3: 研修後の出席確認と修了証の自動発行・送付
研修終了後、担当者が出席状況を記録すると、その情報がn8nに送られます。
「出席」した参加者に対してのみ、n8nがCanva APIと連携して修了証を自動生成。生成された修了証を添付し、「修了証送付メール」を自動で送信します。
同時に、スプレッドシートのステータスも「修了証発行済み」に更新され、対応漏れを防ぎます。
導入のメリットと期待できる成果
このn8nワークフローを導入することで、人事・研修部門は多くのメリットを享受できます。
大幅な工数削減とコア業務への集中
申込者リストの作成、メールの個別送信、修了証のデザインと送付など、これまで数時間から数日かかっていた手作業がゼロになります。これにより創出された時間を、研修コンテンツの企画改善や、参加者へのより手厚いフォロー、効果測定といった、本来注力すべき戦略的な業務に充てることができます。
ヒューマンエラーの撲滅と参加者満足度の向上
手作業で発生しがちな「名簿への転記ミス」「リマインドメールの送信漏れ」「修了証の宛名間違い」といったヒューマンエラーを根本からなくすことができます。迅速で正確なコミュニケーションは、参加者の安心感と研修そのものへの満足度向上に直結します。
属人化の解消と持続可能な研修運営体制の構築
一連の業務プロセスがn8nワークフローとして標準化・可視化されるため、担当者の経験やスキルに依存しない、安定した研修運営が可能になります。担当者の異動や退職があっても、業務品質を落とすことなく、スムーズな引き継ぎが実現できます。
まとめ
本記事では、n8nを活用して煩雑な研修参加管理業務を自動化する具体的なワークフローとそのメリットについて解説しました。
このn8n研修参加管理自動化ソリューションは、担当者を煩雑な手作業から解放し、研修コンテンツの企画や効果測定といった、より戦略的な人事・育成業務へのシフトを強力に支援します。
もし、貴社が研修運営の効率化や質の向上にお悩みであれば、n8nによる自動化は費用対効果の高い解決策となるでしょう。
「ノーコードツールは初めて」「自社の業務に適用できるか不安」といった方も、ぜひ一度ご相談ください。貴社の業務内容を丁寧にヒアリングし、最適な自動化・業務改善プランをご提案します。
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