毎月の社内イベントの運営。エンゲージメント向上に不可欠ですが、その準備や管理に多くの時間を奪われていませんか？
・Googleフォームからの申し込みがあるたびに、手作業でスプレッドシートの名簿を更新している
・新しい申し込みがある都度、運営チームのSlackに手動で通知するのが地味に面倒
・イベントの告知文を毎回考えるのが大変で、クオリティにばらつきが出てしまう
もし、これらの煩雑なタスクに追われているなら、その解決策はノーコードツール「n8n」とAIによる社内イベント運営の自動化にあります。本記事では、n8nを活用してGoogleフォームでの申し込みから参加者名簿の更新、運営チームへのSlack通知までを完全に自動化するワークフローの仕組みと、その導入で得られる絶大なメリットを詳しく解説します。
この記事では、「n8nとは？」「ワークフローの導入効果」なども説明しています。ワークフローの作成方法のみを確認したい方はこちらからご覧ください。
【有料級】成果が出るn8n活用レシピ
n8nは、広告運用レポートの作成・インサイドセールスの顧客対応メールの自動化・営業先リストの作成といった業務を自動化できる、画期的な業務改善ツールです。
とはいえ、「n8nって難しそう」「作成するのに時間かかる..」とお悩みの方も多いのではないでしょうか？
本資料では、初心者でも分かるn8nの使い方・実際に成果を出した自動化ワークフローの実例を紹介。以下のフォームから無料で今すぐダウンロードできます。
n8nとは？
n8nは、さまざまなアプリケーションやサービスを連携させ、タスクを自動化するためのオープンソースのノーコード（またはローコード）ワークフロー自動化ツールです。
プログラミングの知識がなくても、視覚的なインターフェースを使って複雑な自動化ワークフローを直感的に構築できるのが最大の特徴です。
社内イベント運営の自動化にn8nとAIが最適な理由
このセクションでは、なぜn8nとAIの組み合わせが社内イベント運営の自動化に最適なのかを解説します。
社内イベントの運営には、申込受付（Googleフォーム）、参加者管理（Googleスプレッドシート）、告知（Slack、メール）、そして告知文の作成（ChatGPTなど）といったように、複数のツールを横断した作業が発生します。ChatGPTのような生成AI単体では、魅力的な告知文案を作成できても、フォームへの申し込みを検知して自動でSlackに投稿するといった一連のプロセスを実行することはできません。
n8nは、API連携により複数のプラットフォームを横断できたり、コード実行ノードにより複雑なロジックを組めるため、これらのツール群を連携させ、一気通貫の自動化を実現する「司令塔」の役割を果たします。これにより、社内イベント運営の劇的な効率化に繋がるのです。
社内イベント自動化が最適な理由
1. 多様なツールを自由に連携
Googleフォームやスプレッドシートはもちろん、Slack、Microsoft Teams、Gmailなど、社内で利用されているほとんどのツールと連携可能です。ツール間のデータの手動コピー＆ペーストといった作業を根絶します。
2. AIとのシームレスな統合
ワークフローの中にChatGPT(OpenAI)などのAIツールを簡単に組み込めます。例えば、「新しい申し込みがあったら、そのイベント情報を使ってAIに告知文を生成させ、Slackに投稿する」といった高度なAI連携も実現できます。
3. 柔軟なカスタマイズ性
Codeノードを使えば、参加者ごとにユニークな受付IDを発行したり、特定の条件（例：特定の部署からの申し込み）に応じて通知先を変えたりするなど、自社の運用に合わせた独自のロジックを柔軟に実装できます。
n8nで作る社内イベント自動化フローの全体像
ここでは、n8nを活用して社内イベントの申込受付から運営チームへの通知までを自動化するワークフローの全体像を解説します。
フロー内で使用している主なツール
- Googleフォーム: 社内イベントの申込受付フォームとして利用します。
- Googleスプレッドシート: Googleフォームからの回答を記録し、参加者名簿として管理します。
- n8n: 全体の司令塔。スプレッドシートを監視し、データの加工や各ツールへの連携を行います。（Codeノード含む）
- Slack: 運営チームへのリアルタイムな申込通知を行います。
フローの全体的な流れ
ステップ1: Googleフォームからの申込情報を取得
まず、Googleフォームで作成したイベント申込フォームに新しい回答が送信されると、そのデータが自動的に連携されたGoogleスプレッドシートに行として追加されます。
n8nはこのスプレッドシートをトリガーとして監視し、新しい行が追加されるとワークフローを開始します。
ステップ2: 参加者データを整形し名簿を更新
次に、n8nのCodeノードがフォームから送信された生データを処理します。氏名や部署などの情報を適切な形式に整え、ユニークな参加者IDを付与します。
整形されたデータは、管理用の「参加者名簿」スプレッドシートに追記・更新され、常に最新の状態が保たれます。
ステップ3: 受付用URLを自動生成しSlackで即時通知
参加者データが名簿に登録されると、n8nは次のCodeノードで各参加者専用の受付用URLを自動で生成します。このURLを元にQRコードを作成し、参加者にメールで送付すれば、当日の受付を非接触かつスムーズに行うことも可能になります。
最後に、n8nは「【新規申込】〇〇さんからイベントの申し込みがありました。」といった形式のメッセージを自動生成し、Slackの指定されたチャンネル（例: #event-運営チーム）に投稿します。
これにより、運営チームはリアルタイムで申込状況を把握できます。
導入のメリットと期待できる成果
このn8nワークフローを導入することで、社内イベント運営において具体的にどのようなメリットが生まれるのでしょうか。期待できる主な成果を3つご紹介します。
事務作業の大幅な削減とヒューマンエラーの防止
申込データの転記、名簿の更新、Slackへの通知といった一連の作業がすべて自動化されるため、担当者の手作業がほぼゼロになります。
これにより、単純作業に費やしていた時間を大幅に削減できるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを根絶できます。
参加者管理の一元化と迅速な対応
申込情報はリアルタイムで整理された名簿に集約されるため、常に正確な参加者数を把握できます。
運営チームは申込状況をSlackで即座に知ることができるため、定員管理や問い合わせへの対応も迅速に行えるようになり、イベント運営全体の質が向上します。
企画やコンテンツといったコア業務への集中
最も大きなメリットは、担当者が単純な事務作業から解放され、イベントの企画内容やコンテンツの質向上、参加者とのコミュニケーションといった、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できることです。
これがイベントの成功と参加者満足度の向上に直結します。
まとめ
本記事では、n8nとAIを活用して、社内イベントの申込受付から参加者管理、チームへの通知までを自動化する具体的なワークフローとそのメリットを解説しました。
このn8n 社内イベント自動化ソリューションは、担当者を煩雑な手作業から解放し、より創造的で付加価値の高いイベント企画・運営業務へのシフトを強力に支援します。
もし、貴社が社内イベントの煩雑な手作業にお悩みであれば、n8nによる自動化は費用対効果の高い解決策となるでしょう。
「ノーコードツールは初めて」「自社の業務に適用できるか不安」といった方も、ぜひ一度ご相談ください。貴社の業務内容を丁寧にヒアリングし、最適な自動化・業務改善プランをご提案します。
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