企業の重要資産である契約書。その期限管理は非常に重要ですが、煩雑な手作業によるチェックや更新通知の遅れで、以下のようなお悩みはありませんか？
・契約終了日が近づいているにも関わらず、担当者への通知が遅れてしまい、更新・解約の機会を逃してしまう
・スプレッドシートや台帳のチェック作業に時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクが常に存在する
・部署横断的な契約情報の一元管理と、担当者ごとの個別通知を両立できていない
もしこれらの課題に直面しているなら、その解決策はノーコードツール「n8n」による契約期限管理の自動化にあります。
本記事では、n8nを活用してGoogle Sheetsの契約データを元に、契約終了日の1ヶ月前に担当者へ自動通知を行うワークフローの仕組みと、その導入によって得られる契約期限切れリスクの排除、および業務効率化のメリットを詳しく解説します。
この記事では、「n8nとは？」「ワークフローの導入効果」なども説明しています。ワークフローの作成方法のみを確認したい方はこちらからご覧ください。
【有料級】成果が出るn8n活用レシピ
n8nは、広告運用レポートの作成・インサイドセールスの顧客対応メールの自動化・営業先リストの作成といった業務を自動化できる、画期的な業務改善ツールです。
とはいえ、「n8nって難しそう」「作成するのに時間かかる..」とお悩みの方も多いのではないでしょうか？
本資料では、初心者でも分かるn8nの使い方・実際に成果を出した自動化ワークフローの実例を紹介。以下のフォームから無料で今すぐダウンロードできます。
n8nとは？
n8nは、さまざまなアプリケーションやサービスを連携させ、タスクを自動化するためのオープンソースのノーコード（またはローコード）ワークフロー自動化ツールです。
プログラミングの知識がなくても、視覚的なインターフェースを使って複雑な自動化ワークフローを直感的に構築できるのが最大の特徴です。
契約書更新管理の自動化にn8nが最適な理由
n8nは、その柔軟性と拡張性により、複雑なロジックを必要とする契約期限管理の自動化に最も適したツールです。
契約書の期限管理は、単なる日付の比較だけでなく、「特定の日数前」や「営業日換算」など、複雑な条件分岐や計算を伴います。ChatGPTなどの生成AI単体では、データの読み込みや外部システムへのアクション実行といった「実行」の部分が困難です。しかし、n8nは違います。
n8nは、API連携により複数のプラットフォーム（Google Sheets、メールサーバーなど）を横断できたり、コード実行ノードにより複雑な日付計算や通知ロジックを組めるため、契約期限の厳密な管理と、漏れのない担当者への自動通知を実現し、契約期限切れリスクを最小限に抑えます。
契約期限管理の自動化が最適な理由
1. 既存資産の有効活用と導入コストの抑制
現在使用しているGoogle Sheetsなどの契約台帳をそのまま利用できるため、新たな高価な専用システムを導入する必要がありません。
2. 複雑な期限ロジックの柔軟な設定
「契約終了日のちょうど1ヶ月前」といった複雑で厳密な日付計算ロジックを、JavaScriptノード（Codeノード）で自由に記述・適用できます。
3. 担当者ごとのパーソナライズされた通知
抽出された契約情報に基づき、契約名や契約終了日などの詳細を含めた通知メールを、対象契約の担当者へ直接、漏れなく自動送信できます。
4. 一元的な履歴管理と監査証跡の確保
通知実行後、その履歴を別のGoogle Sheetsの「通知履歴」シートに自動で記録するため、誰にいつ通知したかの監査証跡を容易に確保できます。
n8nで作る契約期限管理・更新通知自動化フローの全体像
このワークフローは、「毎日定時に実行」「契約データの読み取りとフィルタリング」「通知と履歴記録」の3つの主要なステップで構成されており、最小限の工数で契約期限管理を自動化します。
フロー内で使用している主なツール
- Schedule Trigger（毎日実行）：ワークフローを指定した曜日・時刻（この例では平日9時）に自動で起動させるためのトリガーノードです。
- Google Sheets（契約データ読み取り/通知履歴記録）：契約情報が格納されたスプレッドシートからデータを読み込み、また通知実行後の履歴を記録するために使用します。
- Code（期限チェック/実行サマリー作成）：契約終了日と現在の日付を比較し、契約終了日の1ヶ月前であるかを判定するロジック（JavaScript）を実行します。
- IF（通知対象があるか）：期限が迫った契約データが存在するかどうかで、後続の通知処理を分岐させるために使用します。
- Email Send（担当者への通知メール/総務部へ実行結果通知）：契約担当者への個別通知、および管理者（総務部）への実行結果のサマリー報告メールを送信するために使用します。
フローの全体的な流れ
ステップ1：定時実行と全契約データの取得
Schedule Triggerノードにより、毎日（平日9時）にワークフローが自動起動します。起動後、Google Sheetsノードが設定された契約管理スプレッドシートから、全ての契約データを一括で読み込みます。
ステップ2：契約期限のチェックと対象の抽出
Codeノード（期限チェック）では、読み込んだ各契約の「契約終了日」を現在の日付と比較し、「ちょうど1ヶ月後に期限が到来する」契約のみをフィルタリングします。この際、厳密な日付比較ロジックがJavaScriptで実行されます。
ステップ3：担当者への通知と履歴の記録
IFノードで通知対象の有無を判定し、対象契約が存在する場合、Email Sendノードが契約ごとの担当者メールアドレス宛に、契約詳細情報を含んだ個別通知メールを自動送信します。その後、Google Sheetsノード（通知履歴記録）により、通知した契約の情報を履歴として記録します。
ステップ4：管理者（総務部）への実行結果報告
全ての処理が完了した後、Codeノードでワークフローの実行結果（総契約数、通知対象数など）をまとめたサマリーを作成し、Email Sendノードを通じて管理者（総務部）へ実行報告メールを送信し、ワークフローの透明性を確保します。
契約期限管理自動化の導入メリットと期待できる成果
n8nによる契約期限管理の自動化は、単なる業務効率化に留まらず、企業のコンプライアンス強化と戦略的な意思決定に貢献します。
契約更新・解約の機会損失ゼロ
設定された正確なタイミング（1ヶ月前など）で自動的に担当者へ通知が届くため、担当者が多忙で期限チェックを忘れるといったヒューマンエラーによる期限の見逃しがなくなり、契約更新や解約の意思決定を適切な時期に行えるようになります。
担当者の工数削減と戦略業務への集中
契約台帳の定期的なチェック、期限が迫った契約のリストアップ、担当者へのメール作成・送信といった煩雑な手作業から担当者を完全に解放します。削減された時間を、契約内容の検討や、より収益性の高い契約戦略の立案など、戦略的な業務に振り分けることが可能になります。
監査証跡の自動記録によるコンプライアンス強化
誰に、いつ、どの契約について通知が行われたかの履歴がGoogle Sheetsに自動で記録されるため、通知プロセスにおける透明性が確保されます。これにより、内部統制やコンプライアンス上の要求を満たすための重要な監査証跡となります。
まとめ：n8nによる契約期限管理の自動化でリスクを排除
n8nを活用した契約期限管理・更新通知の自動化は、企業の重要な業務プロセスを大幅に改善します。
本記事では、ノーコードツールn8nを用いた「契約期限管理・更新通知 自動化ワークフロー」の詳細を解説しました。
このn8n 契約期限管理 自動化ソリューションは、担当者を煩雑な手作業から解放し、契約期限切れによる機会損失リスクを排除するデータに基づいた戦略的な業務へのシフトを強力に支援します。
もし、貴社が契約期限管理の煩雑さ、通知漏れによるリスクにお悩みであれば、n8nによる自動化は費用対効果の高い解決策となるでしょう。
「ノーコードツールは初めて」「自社の業務に適用できるか不安」といった方も、ぜひ一度ご相談ください。貴社の業務内容を丁寧にヒアリングし、最適な自動化・業務改善プランをご提案します。
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【有料級】成果が出るn8n活用レシピ
n8nは、広告運用レポートの作成・インサイドセールスの顧客対応メールの自動化・営業先リストの作成といった業務を自動化できる、画期的な業務改善ツールです。
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