AIを活用したマニュアル作成の手順とプロンプト検証法
業務マニュアルの作成は、組織のナレッジ共有に不可欠ですが、多大な時間と労力を要する作業です。
「AIを使ってマニュアル作成を効率化したい」と考えていても、具体的な指示の出し方や品質管理の方法が分からず、実践できていない方も多いのではないでしょうか。
生成AIは単に文章を書くだけでなく、構成の提案から推敲までをサポートする強力なツールです。
しかし、漫然と指示を出すだけでは、実務で使える品質には到達しません。
本記事では、生成AIを活用して質の高い業務マニュアルを作成するための具体的な手順と、成果を出すためのプロンプト活用術を解説します。
AIの特性を理解し、効率的にマニュアルを整備する方法を習得しましょう。
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AIマニュアル作成を始める前の準備と重要ルール
生成AIを活用してマニュアルを作成する際、いきなり指示を出し始めるのは得策ではありません。
AI特有のリスクを回避し、手戻りを防ぐために、まずは環境とデータの準備を整えます。
機密情報・個人情報の取り扱いルール（匿名化・加工）
業務マニュアル作成において最も注意すべき点は、セキュリティ対策です。
生成AIに入力したデータは、AIモデルの学習に利用される可能性があるため、機密情報や個人情報をそのまま入力してはいけません。
プロンプトに入力する前に、以下の加工を行ってください。
- 固有名詞の伏せ字化: 取引先企業名やプロジェクト名を「A社」「〇〇プロジェクト」などに置き換える。
- 個人名の仮名化: 社員名や顧客名を「担当者A」「顧客B」などの一般的な名称に変更する。
- 機密数値のマスキング: 売上データやパスワードなどの重要数値を「XXXX」やダミーデータに差し替える。
この「匿名化・加工」のプロセスを徹底することで、情報漏洩リスクを排除しながらAIを活用できます。
機密情報は必ずダミーデータに置き換えてから入力してください。
AIに読み込ませる素材データの整理と形式
AIが高い精度のマニュアルを出力できるかどうかは、入力する「素材データ」の質に依存します。
既存の資料やメモ書きをAIに読み込ませる際は、AIが理解しやすい形式に整形しましょう。
- テキストデータの整形: 不要な改行、装飾記号、意味のない空白を削除し、論理的な文章構造にします。
- ファイル形式の確認: PDFや画像データ内の文字は誤認識の可能性があります。可能な限りWordやテキストファイル（.txt）に変換します。
- 用語の統一: 表記ゆれ（例：「コンピュータ」と「コンピューター」）を事前に修正しておくと品質が安定します。
無料プランと有料プランの機能差と選び方
生成AIには無料版と有料版があり、マニュアル作成の規模によって適したプランが異なります。
- 無料プラン: 基本的な文章生成は可能ですが、文字数制限やファイルアップロード制限があります。短い手順書向きです。
- 有料プラン: 長文の処理能力（コンテキストウィンドウ）が高く、ファイルを直接解析可能です。
本格的な業務マニュアルを作成する場合は、有料プランの利用が推奨されます。
【実践】生成AIでマニュアルを作成する4ステップ
準備が整ったら、実際にマニュアルを作成します。
ここでは、AIの出力精度を高めるために「構成案」と「本文」を分けて作成する4つのステップを解説します。
Step1 AIへの役割定義と基本情報のインプット
まず、AIに対して「どのような立場で」「何のために」文章を書くのかを明確に指示します。
これを「役割定義（ロールプレイ）」と呼びます。
プロンプト例:
「あなたは、社内業務に精通した熟練の『業務改善担当者』です。これから入力する業務フローのメモを基に、新人社員向けの『経費精算マニュアル』を作成してください。目的は、新人が迷わずにシステム操作を完了できるようにすることです。」
このように役割と目的を定義した上で、準備した素材データ（業務フローやメモ）を入力します。
AIに具体的な役割を与えることで、回答の精度が格段に向上します。
Step2 マニュアルの「構成案（目次）」を作成させる
いきなり本文を書かせると、内容が前後したり、重要な項目が抜けたりすることがあります。
まずは「目次」だけを作成させ、全体像を確定させます。
プロンプト例:
「提供した情報を基に、マニュアルの『目次構成案』を作成してください。章立てと、各章に含めるべき要素を箇条書きで提示してください。まだ本文は書かないでください。」
出力された構成案を確認し、不足している項目があれば修正を指示します。骨子が固まってから執筆に移ることで、手戻りを防げます。
Step3 章ごとに分割して本文を生成・修正する
AIは一度に長文を出力するのが苦手で、文章が長くなると後半の質が低下することがあります。
そのため、章ごとに分割して指示を出します。
プロンプト例:
「ありがとうございます。それでは、確定した目次の『第1章：経費精算の基本ルール』について、詳細な本文を執筆してください。初心者にもわかりやすい言葉を使い、具体的な手順をステップ形式で記述してください。」
第1章が出力されたら内容を確認し、問題なければ「次は第2章をお願いします」と続けていきます。
Step4 構成の統合とフォーマットの調整
すべての章の生成が終わったら、それらを統合して一つのドキュメントにします。
この際、読みやすさを向上させるためにフォーマットを整えます。
プロンプト例:
「これまで作成した文章をまとめ、Markdown形式で出力してください。見出しは見やすく階層化し、重要な注意点は太字で強調してください。」
出力されたテキストをWordやドキュメントツールに貼り付ければ、ベースとなるマニュアルの完成です。
実用レベルに引き上げるプロンプト活用テクニック
単に情報を羅列しただけのマニュアルは読まれません。
読み手のレベルに合わせ、実用性を高めるためのプロンプトテクニックを紹介します。
読者ターゲットとトーン＆マナーを指定する
マニュアルの読者が「新人」なのか「専門家」なのかによって、適切な言葉遣いは異なります。
AIには具体的なトーン＆マナー（トンマナ）を指定しましょう。
- 新人向け: 「専門用語は使わず、中学生でもわかる平易な言葉で解説してください。親しみやすい丁寧語（です・ます調）で書いてください。」
- 管理者向け: 「結論を先に述べ、簡潔かつ論理的に記述してください。ビジネスライクな断定調（だ・である調）で統一してください。」
読者のレベルに合わせて文体や専門用語の使用有無を指定しましょう。
具体的な「良い例・悪い例」を提示して学習させる
AIに理想的な出力形式を理解させるには、実例を見せるのが最も効果的です。
これを「Few-shotプロンプティング」と呼びます。
プロンプト例:
「以下の『良い例』のようなフォーマットで手順を記述してください。
【良い例】
1. ログイン画面を開く
– ブラウザで専用URLにアクセスします。
この形式に従って、次の操作手順を書いてください。」
既存の良質なマニュアルの一部を例として与えることで、AIはその構造を模倣し、期待通りのフォーマットで出力してくれます。
翻訳・要約機能を活用して多言語・概要版を作る
作成したマニュアルを元に、派生コンテンツを効率よく作成できるのもAIの強みです。
- 多言語化: 「作成したマニュアルを英語に翻訳してください。ビジネスシーンに適した表現を使用してください。」
- 概要版作成: 「このマニュアルの内容を、忙しい上司向けに3行で要約してください。」
これにより、外国人スタッフ向けのマニュアルや、クイックリファレンスを短時間で用意できます。
AI作成マニュアルで必ず行うべき「人の手による検証」
AIが作成したマニュアルは、一見完璧に見えても、内容に誤りが含まれている可能性があります。
必ず人間が最終確認を行う必要があります。
情報の正確性と最新情報の確認（ハルシネーション対策）
生成AIは、事実とは異なる内容をさも事実のように書く「ハルシネーション（幻覚）」を起こすことがあります。
特に以下の点を入念にチェックしてください。
- 数値やデータ: 金額、制限値、日数などが正しいか。
- URLや参照先: 存在しないリンク先や、古い法律・規約を参照していないか。
- 架空の手順: 実際には存在しないボタンやメニュー操作を記述していないか。
AIは「もっともらしい嘘」をつくことがあるため、必ず実務担当者が事実確認を行ってください。
社内固有ルール・専門用語の整合性チェック
AIは一般的なビジネス知識を持っていますが、あなたの会社の「ローカルルール」や「社内用語」までは完全に把握していません。
- 一般的な用語（例：決裁）と社内用語（例：稟議）の使い分けができているか。
- 社内特有のフローや例外処理が正しく反映されているか。
これらは人間が読み込み、微調整を行う必要があります。
実際の操作画面とのギャップ補完（画像・図解の追加）
現在の生成AIはテキスト作成には長けていますが、正確な操作画面のスクリーンショットや、複雑な概念図を生成するのは苦手です。
- スクリーンショットの挿入: 操作説明の該当箇所に、実際の画面キャプチャを貼り付ける。
- 図解の追加: 業務フロー図や組織図など、視覚的な補助資料を追加する。
テキストはAI、ビジュアルは人間という役割分担をすることで、わかりやすいマニュアルに仕上がります。
作成したマニュアルの共有と運用ポイント
マニュアルは作成して終わりではありません。適切に共有され、常に最新の状態に保たれてこそ価値があります。
共有時のアクセス権限設定とバージョン管理
完成したマニュアルをGoogle Driveや社内ポータルで共有する際は、権限設定に注意します。
- 閲覧権限: 一般社員には「閲覧のみ」の権限を付与し、誤って内容を書き換えられないようにします。
- 編集権限: マニュアル管理担当者のみに「編集権限」を付与します。
- バージョン管理: ファイル名に日付や版数（v1.0, v1.1など）を明記し、いつ時点の情報かを明確にします。
AIを活用した定期的なメンテナンス・更新
業務内容が変更された場合、マニュアルの更新もAIに行わせることで効率化できます。
更新時のプロンプト例:
「以下の既存マニュアルの『第3章』について、変更点があります。
【変更点】申請期限が『3日前』から『5日前』に変更されました。
この変更を反映し、前後の文脈が自然になるように修正してください。」
このように、古いマニュアルと変更点を入力するだけで、AIが修正案を作成してくれます。
定期的なメンテナンスを仕組み化し、マニュアルの形骸化を防ぎましょう。
変更点のみをAIに伝えることで、修正作業を大幅に短縮できます。
まとめ
生成AIを活用したマニュアル作成は、単なる時短テクニックではなく、業務の標準化と品質向上を実現する強力な手段です。
- 準備: 機密情報の匿名化と素材データのテキスト化を徹底する。
- 作成: 「役割定義→構成案→分割生成」のステップを踏むことで、長文でも高品質な出力を得る。
- 検証: ハルシネーションや社内用語のズレを人間が必ずチェックし、画像で補完する。
- 運用: 変更点はAIに修正指示を出し、常に最新の状態を維持する。
まずは、手元にある小さな業務メモや手順書から、AIによるマニュアル化を試してみてください。
プロンプトを工夫し、AIとの対話を重ねることで、自社に最適なマニュアル作成フローが確立できるはずです。
“AIで勝てる人”へ。実務で活かす力を身につけよう
オンラインAIスクール「BuzzAcademy」なら専属講師が基礎から実務まで伴走し、実務で活かせるAIスキルを最短習得。
案件紹介サポートも実施しており、副業初心者でもスキルを身につけながら着実に実績を積み上げられます。
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